Oplossingen
Bedrijfsprocessen automatiseren: minder handwerk
Typt je team data over tussen programma’s, verstuurt het facturen met de hand en maakt het elke week dezelfde rapporten? Als een bedrijf groeit, groeit de routine mee. Procesautomatisering koppelt de tools die je al hebt, zodat je mensen met klanten bezig zijn in plaats van met kopiëren.
- 12+
- jaar in websites, apps en marketing
- 150+
- projecten: ik help in elke fase, van idee tot groei
- 2–6 weken
- van idee tot werkend product
- 2 uur
- zo lang wacht je meestal op een antwoord
Waarom dit gebeurt
De kosten zitten niet alleen in tijd, maar ook in lekken. Een aanvraag blijft het hele weekend in de inbox liggen en de klant gaat naar de concurrent. Een bedrag wordt verkeerd overgenomen en de factuur gaat met een fout de deur uit. Een rapport komt te laat omdat de enige die het kan maken met vakantie is. Niemand heeft schuld: zo gaat het als tools niet met elkaar praten en een mens het hele proces aan elkaar knoopt.
- Tools die niet met elkaar praten, waardoor de mens de schakel wordt
- Processen die stap voor stap gegroeid zijn en die niemand ooit opnieuw heeft ontworpen
- „Zo doen we het altijd al“, tot het aantal bestellingen en aanvragen gaat knellen
- De overtuiging dat automatisering een duur en risicovol IT-project is
Hoe ik dit oplos
- 01Ik beschrijf het huidige proces en laat zien waar de uren blijven; als je niet weet waar AI zich terugbetaalt, beginnen we met AI-advies
- 02Ik koppel de tools die je al gebruikt binnen de dienst AI-automatisering: formulieren, je CRM (het systeem voor klantcontacten), e-mail, facturatie en agenda
- 03AI zet ik in waar het helpt, bijvoorbeeld bij het sorteren van berichten en documenten, terwijl belangrijke beslissingen bij mensen blijven
- 04Bij webshops automatiseer ik bestellingen en producten, en elke automatisering die ik bouw documenteer ik
Wat je krijgt
Minder data overtypen, soepelere afhandeling van aanvragen en makkelijkere rapporten, waarbij we het resultaat meten aan kengetallen die we vooraf vastleggen.
Hoe ik het zou aanpakken
Ik begin bij hoe het werk echt verloopt, niet bij hoe de handleiding het beschrijft. Ik loop het proces van begin tot eind door: waar de aanvraag binnenkomt, wie hem afhandelt, wat wordt overgetypt en waar zaken blijven liggen. Daarna beoordeel ik de mogelijkheden om tools te koppelen, met kosten en risico, en kiezen we samen de eerste stap die met de minste moeite het meeste oplevert.
Vervolgens koppel ik de tools die je al hebt, in plaats van ze te vervangen. Het formulier voedt het CRM, het CRM stuurt de bevestiging, een afgesloten verkoop maakt de factuur, de agenda herinnert zelf aan afspraken en het rapport stelt zichzelf samen. Ik automatiseer stap voor stap, test elke stap op echte gevallen en documenteer hoe het werkt. Is smalle specialistische kennis nodig, bijvoorbeeld bij een zeldzaam boekhoudsysteem, dan haal ik een vertrouwde expert erbij en houd jij één aanspreekpunt.
Bewijs uit een gerelateerd project
Finance SaaS (under NDA) / NDA
Een financiële applicatie herbouwd voor minder handmatige fouten
Een financieel bedrijf had een herbouw nodig van zijn applicatie voor het beheer van abonnementen. Het project valt onder een NDA, dus ik beschrijf alleen de feitelijke technische scope, zonder naam van de klant en vertrouwelijke gegevens.
wMenu
wMenu: het meertalige QR-menu dat het restaurant zelf beheert
Met wMenu publiceren restaurants en bars digitale QR-menu’s in meerdere talen, zonder app en altijd up-to-date. Ik leidde de ontwikkeling van het product, van het menu voor gasten tot de abonnementen erachter.
Wat klanten zeggen
„We werkten met Vlad aan een Next.js-project. Hij wist vanaf dag één wat hij deed, maakte niets onnodig ingewikkeld en kwam zelf met betere oplossingen. Vooral zijn werk aan de snelheid van de site waardeer ik. Alles werd geleverd zoals afgesproken.”
George B. CEO van een financieel bedrijf
„We moesten snel een MVP bouwen om ons idee in de praktijk te testen. Vlad hielp ons verstandige keuzes te maken en ons te richten op wat we echt nodig hadden voor de lancering. We probeerden niet alles tegelijk te bouwen, maar hij zorgde er wel voor dat het project later kon doorgroeien zonder opnieuw te beginnen.”
Alex N. Productmanager bij StartupX
„Vlad had ons project snel door en wees op een paar problemen die we eerder geen prioriteit hadden gegeven. Hij bracht de database en de beveiliging op orde. Ik vond het fijn dat hij niet alleen taken afwerkte, maar ook duidelijk uitlegde waarom iets beter anders kon en wat de gevolgen konden zijn.”
Michał R. CTO bij TechCorp
„We hadden een applicatie waarin elke grotere wijziging een probleem werd. Vlad hielp ons de code op te schonen, een deel van de oudere oplossingen opnieuw op te bouwen en automatische tests in te voeren. Nieuwe functies bouwen gaat nu veel makkelijker. Ik waardeer ook zijn geduld bij het uitleggen van technische onderwerpen aan mensen buiten het ontwikkelteam.”
Sara K. Product owner bij WebSolutions
Beschrijf je probleem
Ik antwoord met een eerste diagnose en een voorstel wat je eerst moet doen, meestal binnen 2 uur.
Veelgestelde vragen
Moet je voor procesautomatisering tools vervangen?
Bijna nooit. Het gaat erom dat de tools waar je al voor betaalt gaan samenwerken. CRM, e-mail, facturatie, formulieren en agenda’s hebben meestal de nodige koppelingen, alleen heeft niemand ze aangesloten. Vervanging stel ik alleen voor als een tool de taak echt niet aankan, en ik leg uit waarom.
Wat kost automatisering en hoe beoordeel ik of het zich terugbetaalt?
Een compleet scenario, zoals het verdelen van aanvragen, afspraakherinneringen of het voorbereiden van facturen, kost met een vaste scope meestal vanaf 1 500 €. Voordat we starten rekenen we uit hoeveel uren en fouten het proces je nu kost, zodat je ziet wanneer de automatisering zichzelf terugverdient.
Is automatisering niet een duur en risicovol project?
Dat hoeft niet. Ik automatiseer stap voor stap en test elke stap op echte gevallen, dus er is geen grote lancering die het bedrijf kan stilleggen. We gaan alleen zo ver als het rendement rechtvaardigt, zonder dat je vooraf vastzit aan een groot project.
Heb ik AI nodig, en wat gebeurt er met de gegevens van mijn klanten?
Niet altijd. Veel processen los je op met gewone regels en koppelingen tussen programma’s. AI zet ik in waar het echt helpt, bijvoorbeeld bij het lezen van berichten en documenten. Ik kies tools met gegevensbescherming in het achterhoofd, en beslissingen die voor de klant belangrijk zijn blijven bij een mens.
Wat kan er in mijn bedrijf realistisch geautomatiseerd worden?
Het best geschikt zijn terugkerende, regelgebaseerde stappen: nieuwe aanvragen verdelen, bevestigingen en herinneringen, data tussen programma’s overzetten, facturen en routinerapporten. Nadat je het proces hebt beschreven, laat ik zien welke stappen zich lonen en welke je beter bij mensen laat.
Wat gebeurt er als het proces later verandert?
Ik bouw automatiseringen zo dat je ze kunt bijstellen, en ik documenteer elke automatisering zodat het geen black box is. Komt er een nieuwe tool of een nieuwe stap bij, dan voer ik de wijzigingen door binnen ondersteuning, of ik lever documentatie die duidelijk genoeg is om het door je eigen team te laten doen.