Lösungen
Prozessautomatisierung im Unternehmen: weniger Handarbeit
Ihr Team überträgt Daten zwischen Programmen, verschickt Rechnungen von Hand und baut jede Woche dieselben Berichte zusammen? Wenn ein Unternehmen wächst, wächst die Routine mit. Prozessautomatisierung verbindet die Tools, die Sie schon haben, damit sich Ihre Leute um Kunden kümmern statt ums Kopieren.
- 12+
- Jahre in Websites, Apps und Marketing
- 150+
- Projekte: Ich helfe in jeder Phase, von der Idee bis zum Wachstum
- 2–6 Wochen
- von der Idee zum funktionierenden Produkt
- 2 Std.
- so lange warten Sie meist auf eine Antwort
Warum das passiert
Kosten entstehen nicht nur durch die Zeit, sondern auch durch Verluste. Eine Anfrage liegt übers Wochenende im Postfach, und der Kunde geht zur Konkurrenz. Ein Betrag wird falsch übertragen, und die Rechnung geht fehlerhaft raus. Ein Bericht kommt zu spät, weil die einzige Person, die ihn erstellen kann, im Urlaub ist. Niemand ist schuld: So passiert es, wenn Tools nicht miteinander sprechen und ein Mensch den ganzen Prozess zusammenhält.
- Tools, die nicht miteinander sprechen, sodass der Mensch zum Bindeglied wird
- Prozesse, die schrittweise gewachsen sind und die nie jemand neu entworfen hat
- „Das haben wir immer so gemacht“, bis die Zahl der Bestellungen und Anfragen wehtut
- Die Annahme, Automatisierung sei ein teures und riskantes IT-Projekt
Wie ich das löse
- 01Ich beschreibe den aktuellen Prozess und zeige, wo die Stunden bleiben; wenn Sie nicht wissen, wo sich KI lohnt, beginnen wir mit einer KI-Beratung
- 02Ich verbinde die Tools, die Sie bereits nutzen, im Rahmen der Leistung KI-Automatisierung: Formulare, CRM (das System für Kundenkontakte), E-Mail, Rechnungsstellung und Kalender
- 03KI setze ich dort ein, wo sie hilft, zum Beispiel beim Sortieren von Nachrichten und Dokumenten, während wichtige Entscheidungen bei Menschen bleiben
- 04In Online-Shops automatisiere ich Bestellungen und Produkte, und jede Automatisierung, die ich baue, dokumentiere ich
Was Sie bekommen
Weniger Abtippen von Daten, zügigere Bearbeitung von Anfragen und leichtere Berichte, wobei wir das Ergebnis an Kennzahlen messen, die wir zu Beginn festlegen.
Wie ich das angehen würde
Ich beginne damit, wie die Arbeit tatsächlich abläuft, nicht damit, wie sie in der Anleitung steht. Ich gehe den Prozess von Anfang bis Ende durch: wo die Anfrage eingeht, wer sie bearbeitet, was abgetippt wird und wo Vorgänge liegen bleiben. Dann bewerte ich Möglichkeiten, Tools zu verbinden, samt Kosten und Risiko, und wir wählen gemeinsam den ersten Schritt, der bei geringstem Aufwand am meisten bringt.
Anschließend verbinde ich die Tools, die Sie schon haben, statt sie auszutauschen. Das Formular füttert das CRM, das CRM verschickt die Bestätigung, ein abgeschlossener Verkauf erzeugt die Rechnung, der Kalender erinnert selbst an Termine, und der Bericht entsteht automatisch. Ich automatisiere Schritt für Schritt, teste jeden an echten Fällen und dokumentiere die Funktionsweise. Wenn enge Spezialkenntnis gefragt ist, etwa bei einem seltenen Buchhaltungssystem, hole ich einen bewährten Experten dazu, und Sie behalten einen einzigen Ansprechpartner.
Beleg aus einem passenden Projekt
Finance SaaS (under NDA) / NDA
Neubau einer Finanzanwendung für weniger manuelle Fehler
Ein Finanzunternehmen brauchte einen Neubau seiner Anwendung zur Verwaltung von Abonnements. Das Projekt unterliegt einem NDA, deshalb beschreibe ich nur den tatsächlichen technischen Umfang, ohne Kundennamen und vertrauliche Daten.
wMenu
wMenu: die mehrsprachige QR-Speisekarte, die das Restaurant selbst pflegt
Mit wMenu veröffentlichen Restaurants und Bars digitale QR-Speisekarten in mehreren Sprachen, ohne App und immer aktuell. Ich habe die Entwicklung des Produkts geleitet, von der Speisekarte für Gäste bis zu den Abonnements dahinter.
Das sagen Kunden
„Wir haben mit Vlad an einem Next.js-Projekt gearbeitet. Er wusste vom ersten Tag an, was er tut, hat nichts unnötig verkompliziert und selbst bessere Ansätze vorgeschlagen. Besonders schätze ich seine Arbeit an der Performance der Website. Alles wurde wie vereinbart geliefert.”
George B. CEO eines Finanzunternehmens
„Wir mussten schnell ein MVP bauen, um unsere Idee in der Praxis zu testen. Vlad hat uns geholfen, vernünftige Lösungen zu wählen und uns auf das zu konzentrieren, was für den Start wirklich nötig war. Wir haben nicht versucht, alles auf einmal zu bauen, und trotzdem hat er dafür gesorgt, dass sich das Projekt später weiterentwickeln lässt, ohne bei null anzufangen.”
Alex N. Product Manager bei StartupX
„Vlad hat sich schnell in unser Projekt eingearbeitet und auf mehrere Probleme hingewiesen, die wir bis dahin nicht als Priorität gesehen hatten. Er hat Datenbank und Sicherheit in Ordnung gebracht. Mir gefiel, dass er nicht nur Aufgaben erledigt, sondern klar erklärt hat, warum sich eine Änderung lohnt und welche Folgen sie haben kann.”
Michał R. CTO bei TechCorp
„Wir hatten eine Anwendung, bei der jede größere Änderung zum Problem wurde. Vlad hat uns geholfen, den Code aufzuräumen, einen Teil der älteren Lösungen neu aufzubauen und automatisierte Tests einzuführen. Jetzt lassen sich neue Funktionen viel leichter entwickeln. Ich schätze auch seine Geduld, technische Themen Menschen außerhalb des Entwicklerteams zu erklären.”
Sara K. Product Owner bei WebSolutions
Beschreiben Sie Ihr Problem
Ich antworte mit einer ersten Diagnose und einem Vorschlag, was zuerst zu tun ist – meist innerhalb von 2 Stunden.
Häufige Fragen
Erfordert Prozessautomatisierung im Unternehmen den Austausch von Tools?
Fast nie. Es geht darum, dass die Tools, für die Sie schon zahlen, zusammenarbeiten. CRM, E-Mail, Rechnungsstellung, Formulare und Kalender bringen die nötigen Schnittstellen meist mit, nur hat sie niemand verbunden. Einen Austausch schlage ich nur vor, wenn ein Tool die Aufgabe wirklich nicht erfüllen kann, und ich erkläre, warum.
Was kostet Automatisierung, und wie beurteile ich, ob sie sich lohnt?
Ein vollständiger Ablauf, etwa die Verteilung von Anfragen, Terminerinnerungen oder die Vorbereitung von Rechnungen, kostet bei festem Umfang in der Regel ab 1 500 € Vor dem Start rechnen wir aus, wie viele Stunden und Fehler der Prozess Sie heute kostet, damit Sie sehen, wann sich die Automatisierung amortisiert.
Ist Automatisierung nicht ein teures und riskantes Projekt?
Muss sie nicht sein. Ich automatisiere Schritt für Schritt und teste jeden an echten Fällen, es gibt also keinen großen Start, der den Betrieb lahmlegen könnte. Wir gehen nur so weit, wie es der Ertrag rechtfertigt, ohne sich vorab auf ein großes Projekt festzulegen.
Brauche ich KI, und was geschieht mit den Daten meiner Kunden?
Nicht immer. Viele Prozesse lösen schon einfache Regeln und Verbindungen zwischen Programmen. KI setze ich dort ein, wo sie wirklich hilft, etwa beim Lesen von Nachrichten und Dokumenten. Die Tools wähle ich mit Blick auf den Datenschutz aus, und für den Kunden wichtige Entscheidungen bleiben beim Menschen.
Was lässt sich in meinem Unternehmen realistisch automatisieren?
Am besten eignen sich wiederkehrende, regelbasierte Schritte: neue Anfragen verteilen, Bestätigungen und Erinnerungen, Daten zwischen Programmen übertragen, Rechnungen und Routineberichte. Nachdem Sie den Prozess beschrieben haben, zeige ich, welche Schritte sich lohnen und welche Sie besser bei Menschen lassen.
Was passiert, wenn sich der Prozess später ändert?
Ich baue Automatisierungen so, dass sie sich feinjustieren lassen, und dokumentiere jede, damit sie keine Blackbox ist. Kommt ein neues Tool oder ein neuer Schritt hinzu, setze ich die Änderungen im Rahmen der Betreuung um oder übergebe eine Dokumentation, die so klar ist, dass Ihr Team es selbst tun kann.