VeriFactu en su propio software: qué hay que programar y cómo usar la API

Si sus facturas salen de un sistema hecho a medida, ese sistema tiene que cumplir VeriFactu igual que un programa comercial. No hay plugin que instalar. Hay que crear un registro por cada factura, encadenarlo con el anterior, poner un código QR en la factura y elegir una modalidad: enviar los registros a la AEAT o guardarlos firmados. La parte difícil no suele ser el formato, sino lo de alrededor: correcciones, fallos de envío y quién firma la declaración responsable.

Esta guía es para empresas con una tienda, un portal de clientes, un ERP o una aplicación propia que emite facturas, y para los equipos técnicos que las mantienen. Fechas comprobadas el 14 de noviembre de 2026. Lo que le obliga a usted en concreto lo confirma su gestoría.

Qué tiene que hacer su sistema

Los requisitos vienen del Real Decreto 1007/2023 y de la Orden HAC/1177/2024, que fija los detalles técnicos. Resumidos:

1. Un registro de alta por cada factura, simplificadas incluidas, con los datos fijados: NIF del emisor, serie y número, fecha, tipo de factura, importes, impuestos y destinatario cuando lo hay.
2. Un registro de anulación cuando una factura se emitió por error y se anula.
3. La huella (hash) de cada registro, calculada incluyendo la huella del registro anterior. Así se forma una cadena: si alguien cambia o borra una factura, la cadena se rompe.
4. El código QR en la factura, en papel o en PDF, con los datos que permiten al cliente cotejarla en la sede de la AEAT.
5. Una de las dos modalidades:
   • VERI*FACTU: cada registro se envía a la AEAT por servicio web en el momento de emitir la factura, o en cuanto se pueda si hay un corte.
   • No VERI*FACTU: los registros se guardan en su sistema con firma electrónica, junto a un registro de eventos, y se entregan a Hacienda si los pide.
6. La declaración responsable del productor del software, que afirma que el sistema cumple.

Una factura emitida no se modifica. Las correcciones van por factura rectificativa, que es una factura nueva con su propio registro.

Fechas

Según el Real Decreto-ley 15/2025, las sociedades deben cumplir desde el 1 de enero de 2027 y el resto, incluidos los autónomos, desde el 1 de julio de 2027. En octubre de 2026 se anunció un aplazamiento a octubre de 2028, pero a 14 de noviembre de 2026 no está publicado en el BOE. Quien está en el SII, y los negocios del País Vasco y de Navarra, tienen sus propios sistemas.

¿Qué modalidad elegir?

Para la mayoría de las empresas, VERI*FACTU es más sencilla de mantener: no hay que custodiar firmas ni eventos, porque la AEAT ya tiene los registros. A cambio, el sistema depende de la conexión y tiene que saber qué hacer cuando falla. Conviene decidirlo con su gestoría antes de programar, porque cambia bastante el trabajo.

Proveedor de API o servicio web de la AEAT

Un proveedor de API encaja si emite pocas facturas o necesita cumplir pronto sin cargar a su equipo. El servicio web directo encaja si emite muchas facturas, ya tiene un equipo que mantiene el sistema o no quiere pagar una cuota por factura durante años. La AEAT ofrece un entorno de pruebas para desarrollar sin enviar datos reales.

Sea cual sea la elección, conviene que la lógica de VeriFactu viva en un módulo propio, separado del resto del sistema. Así cambiar de proveedor, o pasar del proveedor al servicio directo, no obliga a tocar la facturación entera.

Lo que más trabajo da

• Series y numeración. Cada serie es una secuencia sin huecos. Facturas de varios canales, de pruebas o hechas a mano en la misma serie rompen el orden.
• Concurrencia. Si dos procesos emiten facturas a la vez, la cadena de huellas necesita un orden único. En la práctica, una cola o un bloqueo por serie.
• Rectificativas. Devoluciones parciales, descuentos posteriores y cambios de datos del cliente, cada uno con su tipo de rectificativa y su referencia a la factura original.
• Cortes de conexión. En modalidad VERI*FACTU, si la AEAT no responde, la factura se emite igual y el registro se envía después. El sistema tiene que guardar la cola, reintentar y avisar si algo lleva demasiado tiempo pendiente.
• Rechazos. Un registro rechazado por un dato mal formado no se arregla editando la factura. Hay que leer la respuesta, corregir lo que toque y documentar qué se hizo.
• Facturas antiguas y migraciones. Qué pasa con las facturas emitidas antes de la fecha y con los sistemas que se jubilan.
• La declaración responsable. Si el sistema lo ha hecho un proveedor externo o su propio equipo, conviene aclarar desde el principio quién la firma y qué documentación la respalda.

Un plan realista

1. Inventario. Dónde se emiten facturas hoy, cuántas al mes, qué series hay y cómo se hacen las correcciones.
2. Decisiones. Modalidad, proveedor de API o servicio directo, y si alguna parte de la facturación debería pasar a un programa comercial en lugar de adaptarse.
3. Módulo de VeriFactu: registros, huella, QR, cola de envío, reintentos y avisos, con pruebas automáticas.
4. Pruebas en el entorno de pruebas de la AEAT o del proveedor, con todos los tipos de factura y rectificativa que usa de verdad.
5. Puesta en marcha con margen y un panel sencillo: registros enviados, pendientes y rechazados.

Además, la factura electrónica obligatoria entre empresas de la ley Crea y Crece llega entre 2027 y 2028. Si su sistema factura a empresas, el mismo módulo debería poder ampliarse a ese caso.

¿Lo revisamos con su sistema?

Adapto sistemas propios a la facturación electrónica obligatoria: VeriFactu en España y KSeF en Polonia, que sigue una lógica parecida. Trabajo con su equipo o me ocupo de todo, según lo que tenga. Si resulta más barato llevar las facturas a un programa que ya cumple, se lo digo.

• Integración VeriFactu para tiendas y software propio
• Guía: VeriFactu en WooCommerce, ¿plugin o integración?