Guía
Holded y su tienda online: cómo conectar pedidos, facturas y stock
Conectar la tienda con Holded significa decidir qué sistema manda en cada dato: la tienda manda en los pedidos y los pagos, Holded en las facturas y la contabilidad, y el stock en uno solo de los dos. Si eso queda claro antes de instalar nada, la integración es sencilla y quita horas de tecleo cada semana. Si no, acaba con facturas duplicadas, stock que no cuadra y una gestoría que vuelve a revisarlo todo a mano.
Esta guía sirve para WooCommerce, PrestaShop, Shopify y tiendas a medida. Las plataformas cambian, las decisiones son las mismas.
Qué se suele pasar de la tienda a Holded
| Dato | Quién manda | Qué ocurre en Holded |
|---|---|---|
| Pedido pagado | la tienda | se crea o se actualiza el contacto y se emite la factura |
| Cliente empresa con NIF | la tienda, al pagar | factura completa con sus datos fiscales |
| Cliente particular | la tienda | factura simplificada o completa, según su política |
| Devolución total o parcial | la tienda | factura rectificativa vinculada a la original |
| Productos y precios | uno de los dos, no ambos | referencias (SKU) iguales en los dos sistemas |
| Stock | uno de los dos, no ambos | el otro solo lo lee |
| Cobro (Stripe, Redsys, PayPal, transferencia) | la tienda y el banco | factura marcada como cobrada o conciliada con el banco |
La regla que evita casi todos los problemas: cada dato tiene un solo dueño. Si el precio se cambia a veces en la tienda y a veces en Holded, tarde o temprano no coincidirán.
Integración lista o conexión por API
Holded ofrece integraciones con algunas plataformas de tienda, y hay conectores de terceros y plugins que hacen lo mismo. Para muchas tiendas son suficientes. Antes de pagar desarrollo, conviene probarlas con estos casos:
- un pedido de un particular y otro de una empresa con NIF;
- un pedido con cupón de descuento y gastos de envío;
- una devolución parcial: dos de cinco artículos;
- un pedido cancelado después de pagarlo;
- un producto con variantes, como talla o color.
Si la integración lista resuelve los cinco sin trabajo manual, no hace falta más. Una conexión propia por API de Holded tiene sentido cuando:
- vende por varios canales (tienda, marketplace, TPV) y todos tienen que acabar en el mismo Holded;
- las devoluciones parciales o los cambios no generan bien la rectificativa;
- hay reglas propias: series de facturas por canal, almacenes distintos, precios por cliente;
- la tienda está hecha a medida y no hay conector;
- quiere que Holded avise de vuelta a la tienda, por ejemplo con el stock o el estado de la factura.
La API de Holded permite trabajar con contactos, productos, documentos de venta (facturas, presupuestos, pedidos) y stock. Una conexión propia vive en un pequeño servicio que escucha los avisos de la tienda y llama a Holded. Así no carga la tienda y se puede vigilar por separado.
Los detalles que descuadran la contabilidad
Una integración que funciona con un pedido de prueba puede fallar con el pedido número 300. Estos son los puntos que más trabajo dan:
- Impuestos. IVA general, reducido y superreducido en el mismo pedido. Si vende a otros países de la UE, ventas a distancia con el IVA del país del comprador (régimen OSS). El tipo tiene que llegar a Holded tal como se cobró, no recalculado.
- Gastos de envío y descuentos. El envío debe ser una línea con su IVA. Un cupón puede repartirse entre líneas o ir como descuento global, y Holded tiene que recibir lo mismo que vio el cliente, céntimo a céntimo.
- Redondeos. Precios con IVA incluido en la tienda y sin IVA en Holded producen diferencias de un céntimo que se acumulan. Se resuelve decidiendo en qué sistema se calcula el total.
- Contactos duplicados. El mismo cliente compra con dos correos o sin NIF la primera vez. Hay que decidir cómo se identifica: por NIF, por correo o por ambos.
- Facturación en dos sitios. Si la tienda ya genera facturas con un plugin, al conectar Holded hay que desactivarlo. Si no, cada venta tiene dos facturas.
- Fallos de conexión. Si Holded no responde o rechaza un pedido, el pedido no puede perderse. Hay que guardarlo, reintentar y avisar a alguien. Es lo que separa una integración seria de un script que «casi siempre funciona».
Holded, VeriFactu y la factura electrónica
Si las facturas se emiten en Holded y Holded cumple VeriFactu, la tienda no necesita un plugin de VeriFactu propio: su papel es enviar pedidos y devoluciones con datos correctos. Pida a Holded, o a su gestoría, la confirmación de que su plan cumple, y la declaración responsable del programa.
Esto es también una buena base para la factura electrónica obligatoria entre empresas de la ley Crea y Crece, prevista entre 2027 y 2028: cuantas más facturas salgan de un solo sistema, menos habrá que adaptar después. Las fechas de VeriFactu y sus excepciones están en la guía VeriFactu en WooCommerce: ¿basta un plugin o necesita una integración?.
¿Y si no uso Holded?
La misma lógica vale para Odoo, A3, Sage o cualquier ERP con API: cada dato con un solo dueño, facturas desde el programa de facturación, devoluciones como rectificativas y fallos que no se pierden. Cambian los nombres de los campos, no las decisiones. Si todavía está eligiendo programa, mire primero si tiene API documentada y qué límites tiene. Eso decide cuánto costará conectarlo.
Un plan en cinco pasos
- Mapa de datos. Qué datos pasan, en qué dirección y quién manda en cada uno.
- Prueba de la integración lista con los cinco casos de arriba.
- Decisión: integración lista, integración lista con ajustes o conexión propia por API.
- Pruebas con pedidos reales en una copia de la tienda y una empresa de pruebas en Holded, revisadas con su gestoría.
- Puesta en marcha y vigilancia: avisos cuando un pedido no llega y una revisión breve al cierre del primer mes.
¿Lo vemos con su tienda?
Conecto tiendas online con programas de facturación y ERP: pedidos, facturas, rectificativas, stock y pagos. Si una integración lista le basta, se lo digo y la configuramos. Si no, construyo la conexión por API, con avisos cuando algo falla y documentación para que no dependa de mí.